KETATA USAHAN SEKOLAH
 |
DISUSUN OLEH:
Kelompok
: II
Nama :
1.
Novi
Aggraini (2013 121 041)
2.
Pera
Yulyanti (2013 121 043)
3.
Rahmat
Hidayatullah (2013 121 0)
4.
Rizka
Agustina (2013 121 070)
Dosen Pengasuh : Aggria Septiani Mubasari, M.Pd
Jurusan : Pendidikan MIPA
Program Studi : Pendidikan Matematika
FAKULTAS
KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS
PGRI PALEMBANG
2015/2016
KETATA USAHAN SEKOLAH
I. Pengertian Dan Fungsi Ketata
Usahaan Sekolah
1. Pengertian
Tata Usaha
a. Arti sempit:
“Tata Usaha adalah segenap kegiatan rangkaian menghimpun, mencatat,
mengelola, menggandakan, menyimpan data/informasi mengenai satu objek tertentu
yang dilaksanakan secara kronologis, berkesinambungan dan sistematis untuk
tujuan tertentu”.
b. Arti
luas
“Proses kerja sama oleh dua orang atau lebih menurut sistem
tertentu untuk menunjang pencapaian tujuan yang ditetapkan”.(Dirjen Dikdasmen
1998:2)
c. Arti dari sudut asal usul kata
Ditinjau dari sudut asal usul kata (etimologis), maka administrasi
berasal dari bahasa latin
yaitu ad danministrare. ad berarti intensif, sedangkan ministrare berarti melayani,
membantu, dan memenuhi atau menyediakan (husaini usman, 2006).
2. Pengertian Ketata Usahaan Sekolah
Tata
usaha sekolah adalah bagian
dari unit pelaksana teknis penyelenggara sistem administrasi dan informasi
pendidikan di sekolah/madrasah (permendiknas 24/2008).
3. fungsi kepala tata usaha
:
Kepala tata usaha
adalah orang yang memimpin dan mengatur kegiatan ketata usahaan. Bebapa fungsi
kepala ketata usaha yaitu :
1. Perencana Administrasi Program
Dan Anggaran.
2. Koordinator Administrasi Ketatausahaan.
3. Pengelola Administrasi Program.
4. Penyusun Laporan Program Dan Anggaran.
5. Pembina Staf.
4. Tugas Tata Usaha
Tata usaha
sekolah maupun madrasah memiliki tugas-tugas yang dijabarkan sebagai berikut :
a.
administrasi kepegawaian
adminiostrasi
kepegawaian adalah salah satu cabang dari administrasi negara yang berkaitan
dengan segala persoalan-persoalan mengenai pegawai-pegawai negara. Tugas
Administrasi kepegawaian yaitu :
1.
mengisi buku induk pegawai.
2.
Menyusun daftar urut
kepangkatan.
3.
Menerbitkan surat
tugas/keputusan
4.
Menyusun data dan statistik
kepegawaian.
b.
administrasi keuangan
administrasi
keuangan adalah peristiwa-peristiwa yang berhubungan dengan keuangan. Peristiwa
keuangan tersebut mengakibatkan bagian keuangan dikantor perusahaan menyusun
dan mengatur administrasi keuangan diantaranya:
1.
mencatat keluar masuknya
uang perusahaan.
2.
Menggolongkan pos-pos
keuangan yang diperlukan perusahaan.
3.
Melaporkan peristiwa
keuangan perusahaan.
4.
Menguraikan dan menganalisis
keuangan perusahaan.
Tugas administrasi keuangan yaitu :
a.
menyimpan dokumen, rekening
giro/bank
b.
menerima dan melakukan
pembayaran.
c.
Menyimpaan arsip/dokumen dan
spj keuangan.
d.
Membuat laporan penggunaan
keuangan.
c.
administrasi sarana dan
prasarana
sarana
pendidikan adalah semua perangkat, peralatan, bahan, dan perabot yang secara
langsung digunakan dalam proses pendidikan disekoalah. Adapun, prasarana
pendidikan adalah semua perangakat kelengkapan dasar yang secara tidak langsung
menunjang pelaksaan proses pendidikan di sekolah. Sarana pendidikan
diklasifikasikan menjadi tiga macam, yaitu :
a.
ditinjau dari habis tidaknya
dipakai
dilihat
dari habis tidaknya dipakai, sarana pendidikan ada dua yaitu : sarana
pendidikan yang habis dipakai dan sarana pendidikan tahan lama.
1.
sarana pendidikan yang habis
dipakai adalah segala bahan atau alat yang apabila digunakan bisa habis dalam
waktu yang relatif singkat. Seperti : kapur, bahan kmia dan sebagainya.
2.
Sarana pendidikan yang tahan
lama adalah keseluruhan bahan atau alat yang dapat digunakan secara
terus-menerus dan dalam waktu yang relatif lama. Seperti : kursi, meja, papan
tulis an sebagainya.
b.
ditinjau dari bergerak
tidaknya pada saat digunakan terbagi dua yaitu : sarana pendidikan yang
bergerak dan sarana pendidikan yang bergerak dan sarana pendidikan tidak
bergerak.
1.
sarana pendidikan yang
bergerak adalah sarana pendidikan yang bisa digerakkan atau pindah sesuai
dengan kebutuhan pemakainya. Contohnya : lemari, arsip sekolah, bangku sekolah dan
sebagainya.
2.
sarana pendidikan tidak
bergerak adalah semua sarana pendidikan yang tidak bisa atau relatif sangat
sulit untuk dipindahkan, misalnya saluran dari Perusahan Daerah Air Minum(PDAM).
c.
ditinjau dari hubungan
dengan proses belajar mengajar. Dapat dibedakan menjaditiga macam yaitu : alat
pelajaran, alat peraga, dan media pengajaran.
Adapun Prasarana pendidikan disekolah bisa diklasifikasikan dua
macam yaitu :
1.
prasarana pendidikan yang
secara langsung digunakan untuk proses belajar mengajar, seperti ruang teori,
ruang perpustakaan, ruang praktek keterampilan, dan ruang laboratorium.
2.
Prasarana sekolah yang
keberadaannya tidak digunakan untuk proses belajar mengajar, tetapi secara langsung
sangat menunjang terjadinya proses belajar, misalnya ruang kantor, kantin
sekolah, tanah dan jalan menuju sekolah, dan tempat parkir kendaraan .
Dari penjelasan diatas tugas administrasi sarana dan prasarana
sebagai berikut :
a.
menyusun daftar kebutuhan
sarana dan prasarana.
b.
Mencatat dan menginventarisir
sarana.
c.
Menyimpan dokumen kepemilikan.
d.
Membuat daftar investarisasi
ruang dll.
D. Administrasi Kehumasan
Ruslan (2006) mengatakan bahwa humasa merupakan mediator yang
berada di antara pimpinan organisasi dengan publiknya. Selanjutnya, ia
mengatakan bahwa aktivitas tugas humase adalah mengelola komunikasi antara
organisasi dengan publiknya. Rincian tugas dari administrasi kehumasan yaitu :
ü Membantu proses kegiatan komite.
ü Menjalin kerja sama dengan pemerintah dan lembaga masyarakat serta
keterlibatan pemangku kepentingan (stakeholders).
ü Mencatat dan mendokumentasikan proses kegiatan kehumasan.
ü Mempromosikan sekolah/madrasah dan mengkoordinasikan penelusuran
tamatan.
ü Administrasi persuratan dan kearsipan.
E. Administrasi Persuratan Dan Kearsipan
Untuk mempermudah membedakan macam-macam surat maka perlu memahami
pengertian surat berdasarkan macamnya, yaitu sebagai berikut :
1.
surat adalah alat komunikasi
tertulis yang digunakan untuk menyampaikan informasi oleh suatu pihak kepada
pihak lain.
2.
Surat dinas adalah surat
yang dibuat oleh lembaga/instansi yang berisi hal-hal penting berkenan dengan
kelembagaan/organisasi.
3.
Memo adalah catatan singkat
yang diketik atauu ditulis tangan oleh atasan kepada bawahan tentang pokok
persoalan kedinasan.
4.
Nota Dinas adalah surat yang
dibuat oleh atasan kepada bawahan atau oleh bawahan kepada atasan atau antar
karyawan setingkat yang berisi catatan singkat tentang tugas.
5.
Surat penghantar adalah
surat yang tunjukan kepada, seseorang atau pejabat yang berisi penjelasan
singkat tentang surat, dokumen dan atau barang, bahan lain yang dikirimkan.
6.
Surat kawat/telegram adalah
surat singkat dengan menggunakan
F. Administrasi Kesiswaan
G. Administrasi Layanan Khusus
h. teknologi informasi dan komunikasi
dikdasmen 260-261/1996
A. administrasi kepegawaian :
1. melaksanakan prosedur dan mekanisme kepegawaian
2. merencanakan kebutuhan pegawai
3. menilai dan membina staf
rincian tugas :
1. mengisi buku induk pegawai
2. menyusun daftar urut kepangkatan
3. menerbitkan surat tugas/keputusan
3. menyusun data dan statistik kepegawaian
4. menyusun arsip dan file pegawai
5. mengelola daftar hadir pegawai, dll
B. administrasi keuangan :
1. melaksanakan administrasi keuangan
sekolah,
2. meliputi keuangan rutin/dana komite
sekolah
3. /bantuan, dll.
4. (dalam pelaksanaanya dilaksanakan oleh
5. perangkat bendahara yang bertanggung
6. jawab kepada kepala tata usaha
rincian tugas :
1. menyimpan dokumen, rekening giro/bank
2. menerima dan melakukan pembayaran
3. menyimpan arsip/dokumen dan spj
keuangan
4. membuat laporan penggunaan keuangan
5. membuat laporan posisi anggaran (daya
serap )
6. mencatat keuangan berdasarkan
sumber keuanganya pada buku kas umum,
pembantu dan tabelaris, dll
C. administrasi sarana dan prasarana
merencanakan kebutuhan dan mengelola sarana
rincian tugas :
1. menyusun daftar kebutuhan
sarana dan prasarana
2. mencatat dan menginventarisir sarana
3. menyimpan dokumen kepemilikan
4. membuat daftar inventarisasi ruang, dll
D. administrasi kehumasan
melaksanakan hubungan sekolah dan masyarakat
rincian tugas :
1. membantu proses kegiatan komite
2. menjalin kerja sama dengan pemerintah dan lembaga
masyarakat serta
keterlibatan pemangku
kepentingan (stakeholders)
3. mencatat
dan mendokumentasikan proses kegiatan kehumasan
4. mempromosikan sekolah/madarsah
dan mengkoordinasikan penelusuran tamatan
E. administrasi persuratan dan kearsipan
melaksanakan tugas kesekretariatan
dibidang tata persuratan dan kearsipan
rincian tugas :
1. mengelola surat masuk dan keluar
2. menggandakan surat/tikrey
3. mengelola buku ekspedisi persuratan
4. memelihara dan menata kearsipan dan
dokumen , dll
F. administrasi kesiswaan
melaksanakan proses administrasi kesiswaan
rincian tugas :
1. membuat daftar nomor induk siswa
2. menyusun daftar keadaan siswa
3. membuat usulan peserta ujian
4. menginventarisir daftar lulusan
5. menyimpan daftar kumpulan nilai (leger)
6. menginventarisir pendaftaran siswa baru
7. mengisi papan data keadaan siswa,dll
G. administrasi layanan khusus
melaksanakan fungsi koordinator layanan khusus
rincian tugas :
1. koordinator
petugas layanan khusus ; penjaga, tukang kebun, petugas
kebersihan, pesuruh,
dan pengemudi
2. membantu
program layanan khusus ; uks, bimbingan konseling, laboratorium/bengkel
dan perpustakaan, dll
H. teknologi informasi dan komunikasi
koordinator layanan data dan informasi
rincian tugas :
1. mengakses dan mengelola data.
2. mendokumentasikan administrasi.
3. menginformasikan serta mempromosikan.
II. Peranan Dan Tanggung Jawab Guru Dalam Ke-Tata Usahaan
Sekolah
A. Peranan dan Tanggung Jawab Guru dalam Tata Usaha
Telah dikatakan di depan bahwa administrasi tata usaha adalah
kegiatan melakukan pencatatan untuk segala sesuatu yang terjadi dalam sekolah
untuk digunakan sebagai bahan keterangan bagi pimpinan.
Telah disebutkan pula bahwa tugas utama guru yaitu mengelola
proses belajar mengajar di sekolah. Sekolah merupakan sub sistem pendidikan
nasional dan di samping sekolah, system pendidikan nasional itu juga mempunyai
komponen, komponen lainya. Guru harus juga memahami apa yang terjadi di lingkungan
kerjanya.
Di sekolah guru berada dalam kegiatan administrasi sekolah,
terutama ketata usahaan sekolah. Sekolah melaksanakan kegiatanya untuk
menghasilkan lulusan yang jumlah serta mutunya telah ditetapkan. Dalam lingkup
administrai atau ketata usahaan sekolah itu peranan guru amat penting, seperti
penetapkan kebijaksanaan dan melaksanakan proses perencanaan,
pengorganisasiaan, pengarahan, pengkoordinasiaan, pembiayaan, dan penilaian
kegiatan kurikulum, kesiswaan, sarana prasarana sekolah, personalia sekolah,
keuangan dan hubungan sekolah-masyarakat guru harus memberikan sumbangan baik
tenaga maupun pikiran.
Administrasi sekolah terutama yang berkaitan dengan ketata usahaan
adalah pekerjaan yang bersifat kolaboratif, artinya pekerjaan yang didasarkan
atas kerja sama, dan bukan bersifat individual. Oleh karena itu semua personel
sekolah terutama guru harus ikut terlibat.
Ada beberapa hal yang bisa dilakukan oleh seorang guru dalam hal
ke-tata usaha-an di sekolahnya. Di antaranya ;
1. Pencatatan
Murid
Pencatatan terhadap siswa ini terutama adalah siswa
baru-siswa perkelas-persemester-dan yang mengulang kelasnya, pindahan, serta
jumlah siswa yang keluar karena lulus atau bahkan karena drop out. Dengan pencatatan
inilah maka dengan mudah diketahui jumlah siswa dan perkembangannya pada setiap
tahun ajaran.
Di samping itu tugas lainnya adalah pencatatan daftar hadir
siswa, dalam rangka untuk menghitung keaktifan siswa dan partisipasinya dalam
kerjasama dan sebagai alat kontrol dalam menegakkan tata tertib sekolah. Dan
yang terpenting adalah data tentang prestasi muridnya. Untuk dapat melihat
kemajuan atau kemunduran dengan segera dapat dilihat dari dokumentasi siswa
tersebut. Semua hasil pencatatan ini diperlukan sekali sebagai bahan laporan
yang nyata kepada atasannya. Oleh karena itu tidak boleh hilang atau rusak.
Dokumentasi ini bisa juga sebagai bahan laporan untuk orang tua siswa.
2. Pencatatan
tentang Guru
Data tentang keadaan guru harus dicatat dengan baik, terutama
tentang jumlah, data pribadi, masa kerja, dan bahan untuk usulan kenaikan
pangkatnya dan gaji berkala. Demikian pula kehadiran guru melaksanakan tugas
sebagai pegawai, terutama PNS, yang sangat berguna untuk pembinaan guru itu
selanjutnya. Pada gilirannya nanti semua data itu akan berguna sebagai bahan
bimbingan, perencanaan, pengawasan, koordinasi dan pendidikannya. Data yang
dicatat dengan rapi dan lengkap akan sangat menunjang untuk mengatasi masalah
yang dialami sekolah maupun pribadi guru itu sendiri. Data yang lengkap akan
memberikan petunjuk untuk mengambil keputusan bagi kepala sekolah.
3. Pencatatan
Proses Belajar Mengajar (PBM)
Pengaturan proses belajar mengajar pun harus dilakukan
dengan tertib. Hal ini akan mempengaruhi bagi kelancaran proses pendidikan di
sekolahnya.
4. Penertiban
Buku-buku Tata Usaha
Mengingat kegiatan komunikasi lembaga pendidikan baik secara
lisan maupun tertulis dengan pihak luar dan dalam lembaga pendidikannya.
Komunikasi dalam bentuk tertulis dilaksanakan melalui surat, telegram, nota,
dan lain-lain. Sehingga perlu penertiban surat-menyurat ini, baik surat masuk
maupun surat keluar. Buku-buku tata usaha di antaranya ;
a. Buku agenda
b. Buku arsip
c. Buku ekspedisi
Masih banyak kesempatan lain yang mengharuskan guru ikut berperan
atau terlibat dalan administrasi sekolah, terutama berkaitan dengan tata usaha
sekolah, Beberapa di antaranya ialah:
1) Merencanakan
penggunaan ruang-ruang di sekolah
2) Merumuskan
kebijakan tentang pembagian tugas mengajar guru-guru
3) Menyelidiki
buku-buku sumber bagi guru dan buku-buku pelajaran bagi murid-murid
4) Berperan dalam
hal surat-menyurat di lingkungan sekolah
5) Berperan sebagai
penerima, penyortir, pencatat, pengarah, pengolah, peñata arsip pada proses
surat menyurat.
B. Optimalisasi Peran Guru dalam Tata Usaha Sekolah
Berdasarkan fakta yang ada, ternyata tidak semua guru memahami
tugas dan peranannya dalam tata usaha di sekolahnya. Karena mereka menganggap
untuk urusan tata usaha sudah ada pegawai yang bertanggung jawab dalam
menyelesaikan tugas-tugas tata usaha, sehingga para guru tersebut hanya fokus
untuk mengajar di kelas dan menganggap kewajiban mereka sebagai komponen
sekolah sampai di situ
saja.
Tata usaha adalah sesuatu yang tidak bisa diabaikan keberadaannya.
Dikatakan di atas, bahwa tata usaha memberi kontribusi dalam prestasi sekolah
(akademik dan non akademik).
Pada umumnya guru diangkat berdasarkan syarat-syarat seperti :
umur, ijazah, kelompok kesehatan, kelakukan baik, tidak cacat dan sebagainya.
Kedudukannya ialah sebagai pembantu kepala sekolah. Tugasnya dalam tata usaha
sekolah ialah sebagai pembantu, yakni ikut melaksanakan tata usaha sekolah agar
tercapai tujuan pendidikan yang sebenarnya.
Pada masa yang lampau pada umumnya tugas dan kewajiban guru
hanyalah mengajar melulu, artinya hanya menyampaikan pengajaran, member tugas
dam memeriksanya. Hal ini di sekolah-sekolah kita sekaran sudah usang. Dalam
banyak hal, pekerjaannya berhubungan sekali dengan seorang pengawas, kepala
sekolah, pegawai tata usaha, dan sebagainya.
Berbagai langkah dapat ditempuh untuk pengoptimalisasi peran guru
dalam tata usaha di sekolah.
1. Guru harus patuh
melaksanakan tugas yang diberikan kepadanya. Bukannya kepatuhan lahir saja,
melainkan juga kepatuhan akan kesadaran. Tidak baik seorang guru kurang patuh
dan mengingkari tugas. Ia harus menyadari bahwa jika tidak menjalankan tugas
berarti menghalangi kelancaran tata usaha secara keseluruhan.
2. Guru bersikap
terus terang bila menerima pembangian tugas tanggung jawab yang terlalu berat
baginya atau bukan bidangnya atau di luar kemampuannya. Sikap menggerutu dan
pura-pura di depan merusak suasana kekeluargaan dan mengurangi kepercayaan
pimpinan kepadanya.
3. Guru harus siap
sedia memberikan bantuan apabila bantuan itu diperlukan
4. Guru harus
mempunyai semangat yang besar untuk menyukseskan program kerja dalam
melaksanakan tata usaha sekolah bukannya acuh tak acuh sebagai penonton belaka
5. Guru harus mampu
mengajak teman-teman sepekerjaan untuk ikut bersama-sama melaksanakan tata
usaha di sekolah
6. Guru harus
menyadari kedudukannya sebagai pembantu, bukan penanggung jawab dalam
keseluruhan dalam tata usaha sekolah. Penanggung jawab tertingginya adalah
kepala sekolah.
Dengan adanya saling pengertian antara pemimpin dan yang dipimpin,
maka masing-masing melaksanakan tugas masing-masing sebaik-baiknya sehingga
tercapai tujuan bersama. Adapun kegiatan partisipasi guru dalam tata usaha
sekolah itu antara lain; sumbangan-sumbangan guru terhadap perbaikan
kesejahteraan guru dan murid, penyempurnaan kurikulum, pemilihan buku dan alat
pelajaran, dan lain-lain.
Terhadap penyelenggaraan tata usaha di sekolah guru tidak lagi
sebagai penonton saja, melainkan sebagai subjek atau pemain atau partisipan.
Motivasi partisipasi guru adalah kesadaran karena ia tidak diajak ikut
menetapkan serta membuat program kerja kegiatan mengenai seluruh tata usaha
sekolah. Cara melaksanakan dan hasil kegiatan bergantung pada besar kecilnya “dedication
of life” nya. Kemerdekaan
kita menugaskan kepada kita, sebagai warga Negara yang terbuka, untuk lebih
banyak berpartisipasi dalam menyelenggarakan tata usaha sekolah.
Bagaimana hubungannya dengan tugas guru dalam bidang pendidikan?
Kita wajib dan diwajibkan berpartisipasi. Kurikulum dibuat oleh pemerintah atas
dasar usul-usul daerah, pembuatannya fleksibel (luwes) agar dapat disesuaikan
dengan situasi daerah, dengan kata lain ; agar daerah dapat berpartisipasi.
Berbagai kegiatan ditentukan oleh daerah sendiri. Juga tiap sekolah wajib
menentukan kegiatan sendiri sesuai dengan kebutuhannya.
Para karyawan diberi kebebasan dan karenanya mempunyai tanggung
jawab. Organisasi sekolah, program kerja, usaha kesejahteraan ditentukan
bersama oleh seluruh karyawan sekolah. Hal itu semua dibicarakan dalam rapat
dewan guru. Rapat dewan guru berguna ;
1. Dengan adanya rapat itu dijalankan
demokratisasi administrasi pendidikan agar tiap karyawan, dalam batas-batas
tertentu mempunyai kebebasan berkerja dan karenanya memiliki tanggung jawab
atas tercapainya tujuan pendidikan dan pengajaran.
2. Dengan adanya rapat itu dapat dilaksanakan
program kerja yang disetujui bersama, hingga pelaksanaannya dapat berjalan tanpa
pertentangan.
3. Dengan adanya rapat itu dapat memperat
persaudaraan serta menimbulkan saling pengertian
karena itu terbina kegembiraan bekerja sama, melaksanakan tugas Negara dan
bangsa.
4. Dengan adanya rapat itu dapat
dilaksanakan supervise (pengawasan), evaluasi (penilaian), dan bimbingan dengan
baik.
Selanjutnya, rapat guru akan menimbulkan nilai negative bila ada
di antara guru yang berusaha memasukkan kepentingan organisasi politik ke dalam
kehidupan sekolah atau melalui program kerja sekolah.
DAFTAR PUSTAKA
Drs H Sugito , Dkk. 2011:Pedoman Administrasi satuan pendidikan TK, SD,SMP,SMA, SMK PGRI di Seluruh Indonesia :Jakarta.YPLP/ PPLP PGRI Pusat.
